Logiciel de gestion de parc matériel et d’outillage

Tooltrack est un logiciel de gestion de parc matériel et d’outillage conçu pour optimiser la gestion des équipements au sein des entreprises. Grâce à ses fonctionnalités avancées, Tooltrack permet de suivre, gérer et maintenir les équipements de manière efficace, réduisant ainsi les coûts et améliorant la productivité.

Ce guide complet vous fournira toutes les informations nécessaires pour comprendre et tirer le meilleur parti de Tooltrack.

Principales fonctionnalités de TOOLTRACK

Tooltrack offre une gamme complète de fonctionnalités pour répondre aux besoins variés des entreprises :

1. Gestion des Équipements : Suivi en temps réel de l’état et de la localisation des équipements.
2. Traçabilité : Historique complet des mouvements et des utilisations des équipements.
3. Marquage : Système de marquage pour identifier et suivre chaque équipement.
4. Gestion des Stocks : Contrôle des niveaux de stock et des réapprovisionnements.

Les problématiques liées à la gestion de parc d’outillage et de matériels

Les retours des clients nous révèlent que de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés similaires lorsqu’il s’agit de gérer leur matériel. Voici quelques verbatim typiques qui résument bien les enjeux :

• « Le matériel part sur les chantiers mais on ne sait pas qui l’a pris et si il est bien revenu »
• « On rachète souvent du matériel et ça nous coûte cher. »
• « On ne sait jamais quel engin est resté sur quel chantier, ça change tout le temps »
• « On ne le trouve pas quand on en a besoin, on ne sait jamais qui l’a pris »
• « Nos tableaux excel ne sont pas pratiques à tenir à jour, si le responsable n’est pas là on ne sait plus où on en est »
• « Les inventaires sont compliqués et prennent un temps fou, tout le matériel est dispersé »
• « Le matériel disparaît régulièrement, ça retarde nos chantiers et ça nous coûte cher »
• « Les gars ne font pas attention au matériel, ils le ramènent tout cabossé »
• « Les outils ne durent pas longtemps, la casse est assez fréquente »
• « On a du mal à s’y retrouver avec la maintenance »
• « Nos certificats de contrôle ne sont pas à jour. »
• « Le matériel sensible ou endommagé a besoin d’être réparé »
• « Tout ça finit par nous coûter très cher chaque année et il faut qu’on trouve une solution »

Ces retours soulignent les difficultés à assurer une traçabilité fiable, à garantir une maintenance régulière, et à gérer efficacement les stocks. Les conséquences sont multiples : perte de matériel, surstockage, coûts imprévus et délais de chantier prolongés.

De manière succincte, les problématiques principales liées à la gestion d’équipement, du matériel et de l’outillage sont les suivantes :

1. Suivi et localisation

Les équipements sont souvent dispersés sur différents chantiers, et leur localisation n’est pas toujours bien documentée. Cela génère des pertes de temps et peut conduire à des retards dans les opérations.

Une solution de gestion performante permet de suivre en temps réel l’affectation et l’état de chaque matériel, et ainsi d’optimiser l’utilisation.

2. Maintenance et conformité

L’entretien régulier est essentiel pour prolonger la durée de vie des équipements et éviter les pannes imprévues. Mais les entreprises peinent souvent à gérer les calendriers de maintenance.

Une solution numérique permet de centraliser les informations de maintenance pour chaque outil et de garantir qu’aucun équipement ne soit utilisé sans les vérifications nécessaires.

3. Gestion des stocks et affectation

Avoir une visibilité en temps réel sur les stocks de matériel permet d’éviter les ruptures tout en évitant un excédent de matériel. Il est également essentiel d’affecter les équipements de manière optimale pour maximiser leur utilisation.

Une solution de gestion permet de suivre les emprunts d’outils, de garantir leur retour en temps voulu, et de planifier leur utilisation en fonction des besoins réels.

4. Sécurité et conformité réglementairen

La sécurité est primordiale dans tous les secteurs, en particulier dans les environnements de travail exigeants. La gestion des certificats de contrôle, des inspections périodiques, et des réparations est essentielle pour garantir que le matériel utilisé respecte les normes de sécurité.

Une solution informatique permet d’automatiser le suivi des certifications et des vérifications, et d’assurer que les équipements sont conformes aux réglementations en vigueur.

5. Coûts et traçabilité

Le suivi des coûts liés à l’achat, à la réparation et à la location d’équipements est indispensable pour prendre des décisions éclairées concernant le renouvellement du matériel.

En outre, la traçabilité des équipements, des mouvements et des réparations permet de mieux gérer les coûts et d’identifier les opportunités d’optimisation.

La gestion d’un parc d’équipements, d’outillages et de matériels de TOOLTRACK

La gestion efficace d’un parc d’équipements et de matériels constitue un véritable levier de performance pour toute entreprise. L’objectif est simple : maximiser l’utilisation de chaque outil, tout en réduisant les pertes de temps et en garantissant la sécurité des équipes.

Mais derrière cette simplicité apparente, se cachent des défis complexes qui demandent une solution adaptée et performante.

Les entreprises doivent jongler avec une multitude de chantiers, tout en veillant à ce que le matériel soit disponible, opérationnel et utilisé de manière optimale.

Cela implique non seulement une gestion de stock rigoureuse, mais aussi une planification précise des affectations et une maintenance proactive des équipements. Autrement dit, il s’agit de savoir où se trouvent vos outils, qui les utilise, et dans quel état ils se trouvent.

Les secteurs les plus concernés par une bonne gestion d’outillage et de matériel

Toute entreprise qui utilise des équipements, outillages et matériel pour ses opérations quotidiennes peut tirer grands bénéfices d’une solution de gestion de parc d’outillages et de matériels.

Ci-dessous, quelques secteurs qui utilisent largement les solutions informatiques pour la gestion quotidienne de leurs parcs d’outillage, d’équipements et de matériel.

1. Construction et BTP

Les entreprises évoluant dans le domaine de la construction et du BTP utilisent de nombreux outils et d’équipements sur les chantiers. On peut généralement classer en 3 types les équipements utilisés :

• Collectifs comme par exemple des banches, échafaudages, étais, compresseurs ; 
• Individuel comme par exemple l’électroportatif avec des perforateurs, perceuses, visseuses, meuleuses, etc. 
• EPI destinés à assurer la sécurité du salarié comme des casques, des lunettes ou encore des protections auriculaires. 

Une solution de gestion de parc d’outillage est impérative pour suivre, réserver et planifier les allocations / affectations de matériels, permettre de connaître les emplacements où sont situés les matériels, aider à la gestion des stocks, des différents flux logistiques, ainsi qu’à la maintenance des équipements.

2. Énergie et électricité

Les entreprises du domaine de l’énergie gèrent de l’outillage spécifique tel que multimètres, pinces à dénuder, clé dynamométriques, testeurs, outils isolés, détecteurs de tension, mises à la terre, perches, équipements de sécurité et de protection individuelle, etc.

Les solutions informatiques peuvent aider à suivre les emplacements des outils, à planifier leur maintenance régulière et à assurer la sécurité des salariés.

Certains outils électriques nécessitent des certifications ou des calibrations périodiques. Une solution informatique peut automatiser le suivi des dates de certification et archiver les documents réglementaires directement sur chaque fiche outil, évitant ainsi l’utilisation d’outils non conformes.

3. Désamiantage et dépollution

Le désamiantage nécessite l’utilisation d’outils spécifiques pour manipuler les matériaux dangereux. En plus des outils standards, l’usage de sas, extracteurs, aspirateurs, d’équipement de protection individuels spécifiques tels que les combinaisons, gants ou les masques de protection des voies respiratoire.

Une solution informatique peut assurer le suivi de l’utilisation de ces outils, connaitre les entrées et sorties, suivre les opérations de décontamination, d’inspection périodique et ainsi assurer que les travailleurs sont correctement protégés.

4. Levage

Dans le secteur du levage, des outils tels que élingues, palans, crics, treuils, tirefort etc. sont utilisés fréquemment. Chacun d’eux doit être vérifié de manière périodique afin de garantir la sécurité des salariés et du chantier.

Des vérifications réglementaires périodiques sont obligatoires pour ces équipements. Une solution informatique de gestion de parc permet d’aider à suivre l’utilisation et la maintenance de ces outils, garantissant ainsi leur bon fonctionnement, la sécurité sur le chantier et pour les salariés.

5. Travaux en hauteur ou acrobatiques

Les travaux en hauteur nécessitent l’utilisation d’équipements spécialisés tels que les harnais, les cordes, les mousquetons et autres dispositifs de sécurité. Une solution de gestion peut aider à suivre l’état général, les inspections et l’utilisation de ces équipements.

Garantir la sécurité des travailleurs évitant ainsi l’utilisation d’équipements non conformes et archiver tous les certificats de vérification et fiches de vie sont les points clés dans la gestion de ce type d’équipement.

De manière générale, à partir de 100 matériels, les entreprises trouvent un intérêt dans la mise en place d’une solution de gestion de parc d’équipement, d’outillage et de matériel. Il y a toujours des gains, même pour les petits parcs, que ce soit dans le domaine de l’excellence logistique (suivi des affectations, réservation, planification, gestion des stocks) ou dans le domaine de la sécurité (maintenance / vérification périodique).

Les enjeux d’une solution informatique pour la gestion de parc d’équipements, d’outillage et de matériels

Mettre en place une solution informatique pour la gestion de parc d’outillage et de matériel permet d’augmenter l’efficacité opérationnelle, de réduire les coûts de gestion et de garantir la sécurité et la conformité du parc. En digitalisant la gestion de leurs parcs d’outillage et de matériel, les entreprises optimisent les allocations/affections et les flux logistiques, améliorent la qualité des stocks tout en garantissant la sécurité et la bonne maintenance des équipements. 

Moins de perte, moins de vol, moins d’appels à la location externe, moins de casse, moins de temps perdu à la recherche, plus de réactivité, plus de sécurité, plus de traçabilité, etc.

Tous ces avantages font d’une solution de gestion de parc d’outillage un outil incontournable de nos jours pour toutes les sociétés évoluant dans un environnement toujours plus concurrentiel et sécuritaire.

1. Efficacité opérationnelle et logistique

Une solution informatique de gestion de parc d’outillage et matériel centralise toutes les informations liées aux équipements et aux outils, ce qui permet une gestion plus rapide et plus précise.

Cela optimise la logistique liée à l’allocation / affection des équipements et améliore la planification des opérations de maintenance ou de la mise à disposition sur chantier. En facilitant la recherche rapide des équipements et des outils, les solutions de gestion réduisent les retards et l’indisponibilité des matériels.

Les salariés sur le terrain peuvent se concentrer sur leurs tâches plutôt que de chercher ou d’attendre le matériel. Les entreprises peuvent éviter les coûts liés aux surstocks ou aux ruptures de stock en suivant précisément les niveaux d’inventaire et les mouvements de stock grâce à la solution de gestion.

Fini les matériels indisponibles, perdus ou non contrôlés qui ralentissent le bon déroulement des chantiers. La taille du parc s’en trouve également améliorée et l’appel à la location externe réduit.

2. Sécurité & Conformité réglementaire

Les solutions informatiques de gestion de parc garantissent que les équipements sont entretenus et conformes. Cela améliore la sécurité des salariés sur le terrain en évitant l’utilisation d’outils non conformes ou défectueux. Elles aident les responsables à organiser les campagnes de vérifications périodiques. 

De plus, l’archivage de toute la documentation réglementaire, certificat de contrôle / inspection périodique, fiche de vie, etc. sur chaque fiche outil permet une consultation rapide et en situation de mobilité. Les solutions de gestion de parc contribuent à l’accroissement de la sécurité, limitant ainsi les risques d’accident, les amendes et les sanctions.

3. Traçabilité et Historique

Les solutions de gestion de parc d’outillage assurent un historique complet des opérations liées aux équipements : opérations de maintenance ou d’entretien, vérifications réglementaires, mouvements de stock, changements de statut, changement de responsable, etc.

Cela facilite la traçabilité pour les audits internes et externes que ce soit sur le volet efficacité opérationnelle ou sur le volet sécurité.

4. Réduction des coûts et diminution de la taille du parc

Une gestion inefficace des équipements et des outils peut entraîner des coûts inutiles liés à l’achat excessif ou à l’appel à la location externe, à la maintenance imprévue, la casse et aux pertes d’outils.

Une solution de gestion permet d’identifier les postes où des économies peuvent être réalisées et d’optimiser l’utilisation des équipements tout en garantissant la disponibilité et la sécurité. Une solution de gestion permet également d’allouer ou d’affecter les équipements de manière précise en fonction des besoins.

Cela évite les conflits d’utilisation, minimise les temps d’attente et de recherche, les arrêts de chantier faute de matériel, limite l’appel à la location et optimise l’utilisation des matériels. La taille du parc s’en trouve généralement diminuée, le taux d’utilisation et le taux de rotation du parc améliorés et la sécurité accrue.

5. Partage et centralisation des informations

Les informations concernant les équipements et les outils sont centralisées et accessibles à tous les membres de l’entreprise qui en ont besoin, même en situation de mobilité. Ceci permet d’être plus réactif, d’anticiper les difficultés afin de limiter les problèmes de disponibilité, de perte ou de sécurité.

Le ou les responsables de la maintenance, de la logistique et sécurité, le directeur administratif et financier, les chefs de chantier, le manager bénéficient d’une base d’information commune, synchronisée avec le terrain et temps réel, permettant à chacun d’être plus efficace au quotidien.

Les personnes concernées, par la mise en place d’une solution informatique pour le suivi des équipements, matériels et outillages

Au sein de l’entreprise, de nombreuses personnes sont directement concernées et gagnent à utiliser quotidiennement une solution gestion d’équipements, outillage et matériel :

1. Responsable du parc matériel / de la maintenance

Le responsable matériel ou maintenance peut surveiller l’inventaire en temps réel, planifier la maintenance préventive et suivre l’utilisation de chaque équipement. 

Il peut gérer les réservations, les prêts et les retours d’équipements de manière plus efficace grâce à des outils mobiles. Il optimise ainsi l’allocation et l’affectation des équipements.

Il évite les erreurs liées aux mouvements d’équipements, minimisant ainsi les retards et/ou les temps d’arrêt de chantier faute de matériel.

Les équipes de maintenance reçoivent des alertes automatisées pour les tâches de maintenance préventive, et peuvent accéder à l’historique et au carnet d’entretien de chaque matériel. Ils peuvent ainsi gérer la maintenance de manière proactive, réduire les pannes et augmenter la durée de vie des équipements.

2. Responsable sécurité

Le personnel chargé de la sécurité s’assure que tous les équipements utilisés sur le parc sont contrôlés et conformes. Il peut garantir la sécurité des salariés en évitant l’usage d’équipements non conformes, minimisant ainsi les risques d’accidents et les non conformités en cas d’audit.

Grâce au suivi automatisé des dates de vérifications périodiques, il organise de manière optimale ses campagnes d’inspection. Il archive directement les différents documents réglementaires (certificats, fiche de vie) sur chaque matériel et les rend accessibles sur le terrain, en situation de mobilité.

3. Salariés / compagnons / utilisateurs de matériel

Les salariés sur le terrain ont accès à une application mobile pour localiser rapidement les équipements nécessaires, vérifier leur disponibilité et signaler tout problème.

Ils gagnent du temps lors des opérations de recherche ou lors des demandes de mise à disposition de matériel. Ils accèdent à la documentation pour chaque matériel et peuvent déclarer une panne ou une casse sans délai. 

Ceci contribue à accroître leur productivité et leur permet de travailler en toute confiance avec des équipements disponibles, maintenus et conformes.

La mise en place d’une solution de gestion de parc les responsabilise ce qui contribue à rapidement diminuer les négligences et les pertes

4. Responsable administratif et financier

Le responsable des achats peut consulter les données d’utilisation et de maintenance pour prendre des décisions quant au renouvellement des équipements.

La connaissance des durées de mise à disposition de chaque matériel sur les chantiers lui permet d’effectuer des facturations internes précises sur les chantiers.

Il optimise les dépenses en lien avec l’outillage en s’appuyant sur des informations fiables, évitant les coûts inutiles.

5. Manager / responsable légal de l’entreprise

Les managers ont une vue d’ensemble des performances et des coûts liés aux équipements à travers des tableaux de bord. Ils peuvent prendre des décisions stratégiques, en se basant sur des informations à jour, pour améliorer l’efficacité opérationnelle et maximiser la rentabilité.

Par ailleurs, grâce au suivi précis et régulier des vérifications périodiques, le volet suivi réglementaire est adressé, La sécurité est accrue ; les risques d’accident et les sanctions associées diminués.

La mise en place d’une solution informatique de gestion de parc d’outillage, d’équipement et de matériel

La mise en place d’une solution de gestion de parc d’outillage et de matériel au sein d’une entreprise implique une série d’étapes cruciales pour assurer une transition fluide et efficace vers une gestion optimisée des ressources.

Tout commence par une étape fondamentale : définir les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion d’outillage et de matériel. Une fois que ces besoins sont clairement identifiés, l’étape suivante consiste à travailler sur la création d’un référentiel matériel exhaustif et à établir des catégories logiques pour classer les équipements en fonction de leurs spécifications et de leurs utilisations.

L’identification précise et la sérialisation des matériels sont des étapes cruciales pour garantir une traçabilité optimale. Certains équipements pourraient être traités comme de simples fournitures, tandis que d’autres nécessitent une numérotation unique pour une gestion plus détaillée.

Le choix judicieux d’équipements mobiles pour les opérations sur le terrain ou en entrepôt est également crucial, car cela permettra aux équipes de travailler efficacement avec la solution.Une fois ces bases établies, le paramétrage de la solution et l’importation de données existantes sont essentiels pour une mise en œuvre réussie.

Cela inclut la configuration de la solution en fonction des besoins de l’entreprise et l’importation des informations concernant les équipements déjà en possession de l’entreprise. Cette étape est suivie de près par l’étiquetage et l’inventaire ou le recensement du matériel, permettant ainsi de synchroniser la solution avec la réalité du terrain.

La formation des employés joue un rôle crucial dans la transition vers la nouvelle solution. Les équipes doivent être formées pour utiliser efficacement la plateforme, en tirant parti de ses fonctionnalités pour optimiser la réservation, la maintenance et le suivi des équipements.

L’accompagnement au démarrage et la gestion du changement sont également essentiels pour s’assurer que les employés adhèrent au nouveau processus de gestion.

Dans le monde connecté d’aujourd’hui, l’interopérabilité est une priorité. S’interfacer avec d’autres systèmes tiers, tels que les logiciels de comptabilité ou les solutions de planification de projets, permet une collaboration plus transparente et une synchronisation des données.

Enfin, bénéficier d’un service de hotline pour le support quotidien garantit que les problèmes ou les questions qui surviennent après la mise en place sont rapidement résolus, minimisant ainsi les interruptions potentielles.

Les gains

Mettre en œuvre une solution de gestion de parc d’outillage, d’équipement et de matériel confère une multitude d’avantages impactant directement la performance et la sécurité de l’entreprise. 

Les premiers gains tangibles sont généralement liés à la baisse du taux de perte / renouvellement de matériels. En effet, grâce à une meilleure traçabilité, un meilleur suivi des affectations et une responsabilisation des personnels dans l’entreprise, les pertes, de vols et autres négligences sont diminués.

De même, la casse et les pannes sont réduites grâce à une gestion plus rigoureuse de la maintenance préventive ; la durée de vie des matériels est prolongée, réduisant les coûts de d’acquisition ou de renouvèlement prématuré.

Une solution de gestion de parc permet une réactivité accrue dès lors qu’il s’agit de gérer des problèmes liés aux matériels. Que ce soit des problèmes de sécurité (matériel non conforme, accès à la documentation), de maintenance (entretien, casse ou panne) ou d’erreurs logistiques (erreur d’expédition, manquement d’un outil à la réception sur chantier), la solution permet de déclarer de manière instantanée le problème et de générer les alertes permettant de la résolution de celui dans les meilleurs délais. Il en résulte moins de perturbations, d’indisponibilités et de retards ou d’arrêts sur les chantiers. 

La recherche de matériels devient également plus rapide et efficace grâce à la traçabilité améliorée. Moins de temps est perdu à chercher des équipements, ce qui se traduit par une productivité accrue sur le terrain. En gérant activement le parc matériel, l’entreprise peut optimiser et réduire la taille de celui-ci, limitant ainsi les achats inutiles et les coûts associés tout en maximisant la rotation des matériels sur les chantiers.

La solution permet également de réduire l’appel à la location externe d’équipements. En ayant une vue détaillée et actualisée sur les équipements internes et leur disponibilité, les entreprises peuvent maximiser l’utilisation de leurs propres matériels et minimiser les coûts associés à la location externe. Ceci contribue à un retour sur investissement encore plus favorable.

En garantissant que les matériels sont en bon état, inspectés et conformes aux exigences règlementaires, la solution de gestion de parc assure une sécurité accrue des salariés sur le terrain et par conséquence, diminue le risque d’accident mettant en cause la fiabilité du matériel. Cette conformité aux exigences règlementaires de sécurité réduit également les risques pour les gestionnaires et les couts liés aux infractions réglementaires.

La dématérialisation des processus, avec moins de documents papier et plus d’opérations automatisées, conduit à une efficacité administrative et environnementale accrue. La mobilité offerte par la solution de gestion de parc permet aux équipes d’accéder aux informations où qu’elles se trouvent, améliorant ainsi la réactivité.

Gérer de manière informatique, avec des procédures et des bonnes pratiques ses équipements facilite l’obtention de certifications, gages de réputation pour l’entreprise.

Enfin, l’adoption d’une solution de gestion de parc d’outillage, d’équipement et de matériel véhicule une image d’innovation et de modernité, montrant que l’entreprise s’engage dans l’utilisation intelligente de la technologie pour digitaliser et optimiser ses processus et améliorer sa performance globale.

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