Gestion de matériel : quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de parc de matériel pour gérer son matériel, ses équipements et son outillage ?

• « Le matériel part sur les chantiers mais on ne sait pas qui l’a pris et si il a bien été rapporté »
• « On rachète souvent du matériel perdu et ça nous coûte cher »
• « On ne sait jamais quel engin est resté sur quel chantier, ça change tout le temps »
• « On ne trouve jamais le bon matériel quand on en a besoin, c’est toujours comme ça »
• « Nos tableaux Excel ne sont jamais à jour, si le responsable n’est pas là on ne sait plus où on en est »
• « Les inventaires sont compliqués et prennent un temps fou, tout le matériel est dispersé »
• « Le matériel disparaît régulièrement, ça retarde nos chantiers et ça nous coûte cher »
• « Les gars ne font pas attention au matériel, ils le ramènent tout cabossé »
• « Les outils ne durent pas longtemps, la casse est assez fréquente »
• « On a du mal à s’y retrouver avec la maintenance »
• « Nos certificats de contrôle ne sont pas à jour »
• « Tout ça finit par nous coûter très cher, il faut qu’on trouve une solution »

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de parc de matériel ?

Une bonne gestion de matériel, avec un outil informatique adapté apporte de nombreux avantages, à la fois humains, financiers et opérationnels, à une entreprise, quel que soit son secteur ou sa taille.

Nous les avons regroupés en plusieurs avantages-clés :

1 – Suivi et localisation de votre matériel.

Sans logiciel de gestion de parc de matériel les entreprises ne peuvent pas suivre en temps réel l’affectation, ni la localisation, ni l’utilisation des équipements par leurs équipes techniques.

Ceci entraîne des pertes de temps et des retards dans les opérations quotidiennes. De nombreux équipements sont oubliés sur les chantiers ou disparaissent, ce qui oblige à réinvestir dans du nouveau matériel avec des coûts de rachat ou de location qui pourraient être évités.

2 – Maintenance.

Les entreprises ont souvent du mal à gérer les calendriers de leurs opérations de maintenance préventive, pourtant indispensables pour prolonger la durée de vie des équipements, s’assurer de leur bon fonctionnement et des conditions de sécurité requises.

Elles ont aussi besoin d’être réactives pour réparer une panne sur un équipement, un outil ou un matériel en organisant sa maintenance curative.

Un outil informatique spécialisé dans la gestion de parc de matériel permet d’organiser et de planifier la maintenance. De même, qu’il permet d’archiver un carnet d’entretien numérique pour chaque matériel avec l’historique de son entretien et les coûts de chaque réparation, très utile pour décider de son remplacement au moment le plus opportun.

3 – Gestion des stocks.

Avoir une visibilité temps réel sur les stocks d’outils, de matériel ou de fourniture et sur leur localisation permet de trouver rapidement le matériel que l’on cherche, d’équilibrer et de relocaliser ses stocks afin d’éviter les ruptures ou les surstocks, inutiles et coûteux.

Une meilleure gestion des stocks grâce à une gestion de parc informatisée permet également une meilleure rotation dans l’utilisation du matériel et limite le recours à la location externe.

4 – Planification des affectations et des réservations.

Pouvoir gérer l’affectation des équipements en fonction des techniciens, des véhicules ou des chantiers permet de maximiser leur disponibilité, leur utilisation et évite les sous-utilisations.

Une gestion informatique du matériel permettra de préparer et de suivre les emprunts d’outils, garantira leur retour en temps voulu, évitera les pertes et les retards de mise à disposition.

Elle maximisera l’utilisation et la rotation des équipements en permettant de planifier leur allocation / affectation en fonction des besoins opérationnels du terrain.

5 – Sécurité et conformité.

Sur un outil de gestion informatisé du matériel il est facile de tracer ses équipements et de s’assurer qu’ils sont étalonnés, vérifiés et conformes aux normes de sécurité et aux réglementations en vigueur.

L’outil informatique donne rapidement accès à l’historique documentaire, aux certificats de vérification ou de contrôles périodiques et à la fiche de vie d’un matériel. Il permet d’être alerté lorsque la date de vérification périodique approche pour mieux organiser les visites d’inspection, éviter les irrégularités qui peuvent entraîner des accidents et par voie de conséquences des poursuites judiciaires.

6 – Traçabilité du matériel et des équipements.

Un logiciel de gestion de matériel permet une traçabilité complète de l’historique de vie et des usages des équipements et des outils : mouvements d’affection, utilisateurs, statuts du matériel, réparations, inspections, garanties….

7 – Maîtrise des coûts.

La centralisation des informations et de l’historique de vie de chaque matériel permet de prendre la bonne décision économique en termes de rachat, maintenance, réparation, inspection, location…

L’outil informatique aide le dirigeant ou le responsable de matériel à prendre des décisions pragmatiques en s’appuyant sur des données tangibles pour valider des opérations de renouvellement, mise à niveau ou remplacement des équipements, en tenant compte de leur cycle de vie.

8 – Piloter son parc d’outillage et de matériels.

L’outil informatique donne une visibilité permanente et en temps réel sur l’état de son parc.

Des alertes peuvent être programmées en cas de problème et des indicateurs en temps réel apportent une information actualisée en permanence : flux logistiques, casse, perte, matériels non conformes ou non retournés, matériel immobilisé sur chantier ou en location, coûts…

9 – Intégrer des données terrain dans les logiciels de gestion.

La traçabilité du matériel sur le terrain et l’interfaçage de l’outil de gestion de parc avec d’autres logiciels de gestion de l’entreprise permettra une intégration fluide des informations sur ces logiciels métiers pour alimenter la prise de décisions en gestion de projet, gestion de la relation client ou comptabilité.

Un outil de gestion de parc informatisé présente donc de nombreux avantages pour gérer son parc de matériel et d’outillage dans les meilleures conditions et optimiser sa gestion à la fois comptable et opérationnelle.

Son investissement est vite amorti comparé à tous les désagréments et toutes les dépenses qu’il supprime.