Les fonctionnalités de TOOLTRACK : logiciel de gestion de matériel et d’outillage

 

Pour assurer une gestion efficace de votre matériel et de votre outillage, les fonctions de notre logiciel TOOLTRACK sont très complètes, évolutives et adaptables à votre secteur. Elles vous permettent de répertorier, tracer et gérer l’ensemble de votre parc de matériel, vos équipements et votre outillage, quels que soient leur emplacement et leur marque, sur une seule plateforme de gestion.

L’application mobile de votre logiciel TOOLTRACK vous permet de gérer votre matériel même en situation de mobilité.

Logiciel de gestion de parc de matériel TOOLTRACK

L’application mobile de TOOLTRACK est très pratique. Elle vous donne une visibilité permanente sur votre parc. Votre gestion de matériel et d’outillage est immédiate.

  • Vous accédez à toutes vos données, en temps réel, même en situation de mobilité.
  • Vous savez en permanence : combien vous avez de matériel en stock ? dans quel état il est ? où il se trouve ? qui l’a pris ? qui ne l’a pas rapporté ?
  • Vous savez si la maintenance du matériel a été faite ou à quelle date elle est programmée ?
  • Vous dématérialisez et archivez tous vos documents techniques et règlementaires et retrouvez vos certificats de contrôle périodiques en quelques clics.

Sur votre logiciel TOOLTRACK la gestion de votre matériel se fait en temps réel.

Les fonctions de TOOLTRACK sont très complètes pour une gestion efficace et rapide :

  • Gestion de tout votre matériel : identification unique du matériel, des outils, des équipements, 1 fiche produit par article avec n° de série, caractéristiques, documentation, historique des mouvements, des statuts, de la maintenance…
  • Gestion documentaire de chaque matériel : factures, fiches techniques, certificats…
  • Gestion de vos kits de matériels, mallettes, caisses : traçabilité du contenant et du contenu.
  • Gestion de vos fournitures : par quantité / référence.
  • Gestion des emplacements du matériel : affectation à un siège, des agences, des magasins, des entrepôts, des stocks…
  • Gestion des affectations du matériel : à une personne, une équipe, un véhicule, un établissement, un chantier, un client…
  • Contrôle des entrées / sorties dans les lieux entre lesquels le matériel transite : localisation / géolocalisation, suivi des flux logistiques à l’intérieur ou à l’extérieur d’une zone, traçabilité et historique des mouvements.
  • Gestion des stocks en temps réel : emplacement du matériel, disponibilité, niveau des stocks, alertes.
  • Inventaires en quelques clics : stocks sur site et déportés.
  • Gestion de la maintenance : dates, alertes, historique des statuts.
  • Gestion des contrôles périodiques : alertes, compte-rendu des interventions, génération automatique d’une fiche de contrôle avec prise de photos, mise à jour des fiches de vie, alertes sur dates de contrôles, archivage des rapports.

TOOLTRACK a des fonctions essentielles pour la bonne gestion de votre parc de matériel et d’outillage, en temps réel, et quel que soit votre secteur d’activité.

Traçabilité de matériel sur logiciel de gestion de parc TOOLTRACK

La gestion de vos matériels, même situés sur des sites distincts, est centralisée sur votre logiciel TOOLTRACK : affectations, déplacements, stocks de matériels.

Vous pouvez suivre en temps réel l’affectation, la localisation et les stocks de votre matériel, de vos outils et de vos équipements quel que soit le nombre de vos sites de stockage ou les lieux entre lesquels il transite. Ceci vous évite les pertes de temps à le chercher, les retards dans les opérations quotidiennes, les pertes de matériel et les dépenses récurrentes pour remplacer le matériel perdu.

La gestion des affectations sur TOOLTRACK vous aide à optimiser l’utilisation et la rotation de vos équipements entre vos équipes, en planifiant leur allocation en fonction de vos besoins opérationnels.

Gestion de matériel et d'outillage sur TOOLTRACK
  • Organisation de la gestion de votre parc de matériel en fonction de vos lieux d’affectation et selon l’architecture de votre organisation : Société > Agence > Emplacement. Une société peut avoir plusieurs agences et une agence peut gérer plusieurs emplacements, lieux ou sites, auxquels elle peut affecter des matériels différents.
  • Affectation unitaire du matériel à des lieux, des véhicules, des personnes… : entrepôt, véhicule, chantier, chef d’équipe, technicien…
  • Ajout / modification / suppression d’un emplacement.
  • Filtres de recherche du matériel : par société, par agence, par type d’emplacement, par nom de matériel…
  • Suivi et traçabilité des affectations et des emprunts d’outillage : validation des entrées / sorties par une personne
  • Planification des réservations, optimisation de la disponibilité du matériel et des rotations.

La dématérialisation des contrôles périodiques du matériel se fait aussi sur TOOLTRACK.

Si vos matériels sont soumis à des contrôles périodiques, vous pouvez les dématérialiser sur TOOLTRACK et automatiser la mise à jour de leur fiche de vie. Vous savez ainsi en permanence si les équipements qui sont utilisés sont étalonnés, vérifiés et conformes aux normes de sécurité et aux réglementations de votre secteur.

Vous accédez en quelques clics à l’historique documentaire, aux certificats de contrôles périodiques et à la fiche de vie du matériel.

Lorsque la date de vérification périodique de votre matériel approche vous recevez une alerte afin d’organiser les visites d’inspection ou de programmer l’opération de contrôle qui vous évitera toute irrégularité.

  • Gestion des contrôles par agence : déjà réalisés, à venir.
  • Gestion d’inspections selon le matériel à contrôler ou selon un panier de matériels qui regroupe les contrôles de matériels d’un même catalogue.
  • Possibilité de validation de matériel en masse dans un panier.
  • Possibilité de clôturer une inspection.
  • Personnalisation des rapports et des questions.
  • Remplissage des formulaires de contrôle dématérialisés avec saisie des réponses et prise de photos sur site.
  • Saisie du statut de l’outil / saisie de la prochaine date de contrôle / saisie d’un commentaire.
  • Création automatique des rapports de vérifications périodiques et ajout à la section documentaire.
  • Génération automatique de la fiche de vie du matériel.

Toute la gestion documentaire de vos matériels est centralisée sur TOOLTRACK.

La gestion de la documentation technique, règlementaire, administrative est un élément important d’une bonne gestion de matériels et d’outillage.

Le nombre de ces documents augmente avec la durée de vie du matériel et leur gestion peut vite devenir contraignante, envahissante et pas toujours bien organisée. Elle peut même devenir problématique si il faut produire rapidement un document règlementaire.

TOOLTRACK vous permet de dématérialiser et de centraliser toute la documentation technique de vos matériels pour la retrouver en quelques clics.

Fiche matériel sur logiciel de gestion de parc TOOLTRACK
  • Gestion des notices techniques, déclarations de conformité, certificats de contrôle ou de vérification périodique, certificats d’étalonnage, fiches de vie, preuves de maintenance, photos, manuels ou notices d’utilisation, fiches techniques, factures…
  • Chaque matériel est associé à tous les documents qui le concernent : techniques, règlementaires, comptables, photos…
  • La documentation est dématérialisée et accessible en quelques clics.
  • L’archivage documentaire est centralisé et sécurisé.

Parce que rien ne lui échappe, rien ne vous échappe !

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TOOLTRACK® est un logiciel de gestion de parc de matériel et d'outillage, cloud et sécurisé, qui permet de tracer et de gérer tout type de matériel : électroportatif, gros équipements, véhicules, pièces techniques, EPI de toutes marques et pour tous les secteurs.

Le logiciel de gestion de matériel et d'outillage TOOLTRACK est une solution numérique française, éditée par la société RFIT Technologies
ZA les Plaines - 40 rue du commerce
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Carte situant l'entreprise RFIT entre Valence et Romans-sur-Isère. L'image est un lien vers la page de contact.

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