Comment bien gérer un parc de matériel ?

Voici quelques conseils pour vous aider à bien gérer votre parc de matériel et bien vous y préparer.

1. Identifiez vos besoins spécifiques

• Faites l’inventaire de vos différents matériels, de leur nombre et analysez vos process de gestion actuels.
• Identifiez les principaux problèmes que vous rencontrez : pertes, vols, maltraitance, oublis, accidents…
• Déterminez quels éléments de votre parc vous souhaitez tracer et suivre : matériel électroportatif, équipements de protection individuels, équipements lourds, matériel de prêt, matériel loué…

2. Choisissez un logiciel de gestion de parc adapté à vos besoins

• Examinez ses fonctionnalités : suivi des actifs, gestion des affectations, gestion des utilisateurs, gestion des locations, alertes maintenance, gestion documentaire, rapports de contrôles périodiques …
• Assurez-vous que vous puissiez être bien conseillé en amont pour bien vous organiser et vous préparer à son utilisation dans les meilleures conditions.
• Assurez-vous que vous pourrez joindre le service technique facilement pour toute question sur l’utilisation de votre outil ou la gestion de vos matériels.
• Assurez-vous que le service proposé et le prix sont adaptés à la taille de votre parc et à vos problématiques de gestion du matériel.

3. Préparez votre base de données matériels

• Répertoriez chaque matériel dans un tableau Excel en lui ajoutant des informations détaillées pour une identification unique et précise : numéro de série, caractéristiques, état, emplacement …
• Assurez-vous que vos données sont suffisamment précises pour bien identifier chaque matériel et qu’elles sont à jour car ce sont elles qui vont être importées dans votre logiciel de gestion de parc.

4. Importez vos données

• Il faudra penser à étiqueter votre matériel afin de l’identifier à l’aide d’un tag que vous allez choisir en fonction de vos besoins, de la nature du matériel et de son utlisation : code-barres, QR-code, étiquette ou tag RFID, tracker GPS …
• Lorsque vous biperez votre matériel avec un lecteur mobile vous pourrez ensuite le suivre sur votre logiciel de gestion de parc.

5. Formez vos utilisateurs

• Sensibilisez-les à la mise en place d’un nouvel outil pour les aider à être plus efficaces et perdre moins de temps dans leur activité.
• Responsabilisez-les en les informant que vous tracez le matériel qu’ils utilisent.
• Prévoyez une session de formation pour vos utilisateurs.
• Assurez-vous que tout le monde a compris l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de parc et que chacun saura l’utiliser correctement.

6. Établissez des procédures claires pour bien gérer chaque matériel de votre parc

• Etablissez des procédures internes : manière dont le matériel est étiqueté, enregistré, tracé lorsqu’il est emprunté et retourné…
• Mettez en place un processus de suivi pour identifier les pertes ou les vols, gérer la maintenance et programmer les alertes.

7. Assurez un suivi permanent

• Analysez les usages, repérez les problématiques dans votre gestion.
• Améliorez vos process en fonction pour être plus efficace dans votre activité et dans votre gestion.
• Gardez un œil sur votre activité.

Pour compléter votre information, voir aussi notre article : https://tool-track.fr/quels-sont-les-avantages-et-les-gains-dun-outil-de-gestion-de-parc-de-materiel/