Comment bien gérer un parc de matériel ?

La bonne gestion d’un parc de matériel demande de l’organisation, de la méthode et un outil logiciel pour suivre vos actifs en temps réel.

Bien gérer votre parc de matériel et d’outillage vous évitera bien des soucis au quotidien et bien des dépenses qui pèsent sur votre activité : pertes, vols, casse, accidents, rachat, location…

Voici quelques conseils pour vous aider à bien gérer votre parc de matériel et bien vous y préparer.

1. Identifiez vos besoins spécifiques

• Faites l’inventaire de vos différents matériels, de leur nombre et analysez vos process de gestion actuels.
• Identifiez les principaux problèmes que vous rencontrez : pertes, vols, maltraitance, oublis, accidents…
• Déterminez quels éléments de votre parc vous souhaitez tracer et suivre : matériel électroportatif, équipements de protection individuels, équipements lourds, matériel de prêt, matériel loué…

2. Choisissez un logiciel de gestion de parc adapté à vos besoins

• Examinez ses fonctionnalités : suivi des actifs, gestion des affectations, gestion des utilisateurs, gestion des locations, alertes maintenance, gestion documentaire, rapports de contrôles périodiques …
• Assurez-vous que vous puissiez être bien conseillé en amont pour bien vous organiser et vous préparer à son utilisation dans les meilleures conditions.
• Assurez-vous que vous pourrez joindre le service technique facilement pour toute question sur l’utilisation de votre outil ou la gestion de vos matériels.
• Assurez-vous que le service proposé et le prix sont adaptés à la taille de votre parc et à vos problématiques de gestion du matériel.

Lire aussi : les différentes technologies de marquage qui peuvent être utilisées pour la traçabilité du matériel et son suivi

3. Préparez votre base de données matériels

• Répertoriez chaque matériel dans un tableau Excel en lui ajoutant des informations détaillées pour une identification unique et précise : numéro de série, caractéristiques, état, emplacement …
• Assurez-vous que vos données sont suffisamment précises pour bien identifier chaque matériel et qu’elles sont à jour car ce sont elles qui vont être importées dans votre logiciel de gestion de matériel.

4. Importez vos données

• Il faudra penser à étiqueter votre matériel afin de l’identifier à l’aide d’un tag que vous allez choisir en fonction de vos besoins, de la nature du matériel et de son utlisation : code-barres, QR-code, étiquette ou tag RFID, tracker GPS …
• Lorsque vous biperez votre matériel avec un lecteur mobile vous pourrez ensuite le suivre sur votre logiciel de gestion de parc.

5. Formez vos utilisateurs

• Sensibilisez-les à la mise en place d’un nouvel outil pour les aider à être plus efficaces et perdre moins de temps dans leur activité.
• Responsabilisez-les en les informant que vous tracez le matériel qu’ils utilisent.
• Prévoyez une session de formation pour vos utilisateurs.
• Assurez-vous que tout le monde a compris l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de parc et que chacun saura l’utiliser correctement.

6. Établissez des procédures claires pour bien gérer chaque matériel de votre parc

• Etablissez des procédures internes : manière dont le matériel est étiqueté, enregistré, tracé lorsqu’il est emprunté et retourné…
• Mettez en place un processus de suivi pour identifier les pertes ou les vols, gérer la maintenance et programmer les alertes.

7. Assurez un suivi permanent

• Analysez les usages, repérez les problématiques dans votre gestion.
• Améliorez vos process en fonction pour être plus efficace dans votre activité et dans votre gestion.
• Gardez un œil sur votre activité.

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